各单位：

　　为推动学校国际合作交流工作全面深入开展，更好地为学校学科建设服务，根据上级有关规定及《青岛农业大学关于进一步加强国际合作与交流工作的意见（青农大校字〔2007〕81号）》和《关于印发青岛农业大学国际合作与交流工作管理条例的通知（青农大校字〔2007〕82号）》等文件要求，学校的国际合作交流工作在学校党委领导下，统一由国际合作交流处归口管理；各部门、各学院开展的一切外事活动必须经国际合作交流处批准备案后方可实施。

　　现就进一步规范学校外事工作的有关注意事项再次强调如下：

　　一、国（境）外人士来访管理

　　1.按照国家相关部门的要求，各单位邀请国（境）外人士来访或讲学，邀请单位须做好接待计划,邀请单位需详细列明来访或讲学的主题、内容、报告人、时间、地点等信息提前报国际合作交流处备案。

　　2.各单位邀请国(境)外人士来访，邀请单位应在拟发出邀请前两周向国际合作交流处提出申请，填写《青岛农业大学国际交流活动审批备案表》,经本单位主要负责人签字并加盖公章后交国际合作交流处审批。在来访结束后一周内，邀请单位应向国际合作交流处提交书面总结材料。

　　3.各单位举办或承办国际性学术会议、比赛、展览、艺术节等重大涉外活动，须在举办活动的前一年年底报送计划至国际合作交流处，由国际合作交流处汇总整理后上报山东省外办备案。各单位应在举办和承办国际学术会议等活动前4个月上报请示件给国际合作交流处，由国际合作交流处上报省外办；外宾总人数在100人以上或者活动涉及敏感领域的，需要中央外事工作领导小组或国务院批准的国际会议，应提前5个月上报请示件。上述涉外活动结束后，主办或承办单位应在1个月内将会议总结报送国际合作交流处，由国际合作交流处上报省外办。

　　4、各单位邀请国（境）外机构或者留学中介机构、语言培训机构来学校进行宣讲或者招生宣传须报请学校国际合作交流处、宣传部、保卫处审批，确保不做虚假宣传，确保宣传内容符合国家有关法律法规。

　　5、各单位与国(境)外机构签署项目合作协议需经学校相关部门审批同意后签署，并报国际合作交流处备案。

　　二、出国（境）管理

　　1.根据国家和省市有关因公临时出国（境）管理要求，各学院、各部门应按照实际工作需要于每年年底报送下年度因公临时出国（境）年度计划，由国际合作交流处汇总报省外办备案。因办理出国(境)手续和签证时间较长，为保证各类出国(境)人员顺利成行,须于出访前3个月办理出国审批手续。因公临时出国（境）人员提交出国申请后，所在学院或者部门的主要负责人负责签署审核意见后提交国际合作交流处等部门审批（管理干部需经组织部门批准），审核通过后报分管外事校领导审批。处级及以上干部因公临时出国在国际合作交流处等部门审核通过后，由分管外事校领导、校主要领导进行审批。校级领导因公临时出国，应经过学校党委会批准。

　　2.因公临时出国人员的出国信息需公开公示，若在出国申请审批过程中报批材料发生变化，需将变化后的出国信息重新公示，公示日不少于5个工作日。

　　3、出访团组出国（境）前须签署出国保证书，回国后10日内向国际合作交流处提交出访报告。出访报告要包括：出访行程、出访成效、出访是否改变行程、思考及体会等内容，并向财务处提交经费使用绩效评估报告。出访报告需由团长签字，团长负责后续交流合作成果的跟踪，并于每年12月底之前向国际合作交流处提交出访成果落实及进展情况。

　　4、各单位主要负责人为因公临时出国第一责任人，并于每年12月20号之前对本单位因公临时出国情况进行总结，总结报告由单位主要负责人签报给国际合作交流处，国际合作交流处汇总上报给学校党委、纪委。学校纪委、国际处、财务处、审计处要对因公临时出国进行监督和审计，对因公临时出国中教学科研人员以对外交流合作名义变相公款出国旅游、任意增加出访国家、出访天数、改变出访路线等违规违纪行为要严肃追究责任并依纪惩处。对因管理不善、滥用政策造成严重不良影响的部门和单位，要追究有关领导的责任。

　　5、为方便教学科研人员因公临时出国的办理，国际合作交流处特制定《青岛农业大学教学科研人员因公临时出国管理规范》用于指导教学科研人员因公临时出国相关手续、事项的办理。

　　6、所有因公出访及教学科研团组在完成校内手续后，由国际合作交流处负责上报山东省外办进行审批、报青岛市外办备案以及办理护照签证等手续。

　　三、国（境）外人士在校工作管理

　　各单位聘请和安排外国人到校内参加工作、学习和开展活动，需严格按照校内规定流程进行报批和手续办理，并报国际合作交流处备案。

　　四、其他事项

　　1.为加强国际合作交流的管理和协调工作，各单位需明确外事工作负责人及外事秘书，如有人员变更请及时在“青岛农大外事工作群”中更新，群号：251339010。

　　2.各单位开展外事工作应严格遵守外事纪律，在从事涉外活动过程中应当做好国家安全、学术成果和内部材料的涉外安全保密工作。

　　3. 所有有关表格详见国际合作交流处网站。

　　联系人：许大伟

　　联系电话：86080649

　　青岛农业大学国际合作交流处

　　2019年05月13日